Examens sous surveillance
Les cours à distance, à distance-hybride ou comodaux peuvent comporter des examens sous surveillance avec un contrôle d'identité de l'étudiant. Ces examens peuvent être faits sur le campus de l'Université, dans un centre d'examens ou sous la surveillance d'un répondant.
Sélection obligatoire d'un lieu d’examen
Que vous habitiez dans la région de Québec ou à l’extérieur, il est possible de faire vos examens:
- sur le campus de l'Université Laval à Québec
- dans l’un des centres d’examens au Québec, au Nouveau-Brunswick et en Ontario
- sous la surveillance d’un répondant, si vous êtes à plus de 100 km du campus ou d’un centre d’examens de l’Université Laval
Dans tous les cas, vous devez obligatoirement sélectionner un lieu d’examens avant la date limite. Vous recevrez une notification dans monPortail au moment opportun pour vous rappeler de vous inscrire.
Dates d’examens et conflits d’horaire
Prenez rapidement connaissance des dates de vos examens. Connues dès le début de la session, elles sont inscrites dans les pages de cours et dans votre plan de cours.
Il est de votre responsabilité de vérifier vos dates d’examens en début de session et d’éviter tout conflit d’horaire. Advenant un conflit d’horaire, vous pouvez:
- modifier votre choix de cours avant la fin de la période de modification;
- abandonner l’un des cours en conflit avant la date limite d'abandon;
- obtenir de l’un de vos enseignants l’autorisation de déplacer votre examen.
Si vous êtes inscrit à un cours de la Faculté des sciences de l'administration, vous devez vous conformer à la politique d’examens facultaire.
Contrôle d’identité
Vous devrez présenter une pièce d'identité avec photo le jour de votre examen. Ayez en mains votre permis de conduire, passeport ou carte d'assurance-maladie. La carte d’identité de l’Université Laval n’est pas exigée.
Villes du Québec, du Nouveau-Brunswick et de l’Ontario avec un centre d’examens
Québec
- Amos
- Baie-Comeau
- Carleton-sur-Mer
- Chibougamau
- Dolbeau-Mistassini
- Drummondville
- Gaspé
- Gatineau
- Granby
- Îles-de-la-Madeleine
- Joliette
- La Malbaie
- La Pocatière
- Laval (Ville de)
- Longueuil
- Montréal
- Québec
- Rimouski
- Rouyn-Noranda
- Saguenay
- Saint-Georges
- Saint-Jérôme
- Sainte-Anne-des-Monts
- Salaberry-de-Valleyfield
- Sept-Îles
- Sherbrooke
- Thetford Mines
- Trois-Rivières
Nouveau-Brunswick
- Dieppe (Grand Moncton)
- Edmundston
Ontario
- Toronto - centre-ville
1. Inscrivez-vous à un lieu d'examen
Peu importe où vous choisissez de faire vos examens sous surveillance, vous devez nous le signifier dans votre dossier d’examens en respectant les dates limites.
Vous recevrez une notification dans monPortail au moment opportun pour vous rappeler de vous inscrire.
2. Prenez connaissance du courriel du Service de soutien à l'enseignement
Après avoir fait votre inscription à un lieu d'examens, vous recevrez un courriel du Service de soutien à l’enseignement (SSE) pour:
- confirmer la date et l’heure de votre examen (fixées en fonction du décalage horaire s’il y a lieu);
- vous transmettre la fiche-répondant à remplir et à retourner dans les meilleurs délais.
Si le SSE constate un conflit d'horaire entre deux de vos examens, vous serez invité à prendre action rapidement afin de régler le conflit.
3. Trouvez votre répondant
Il est fortement conseillé de commencer votre recherche d’un répondant dès le début de la session car celle-ci peut s’avérer ardue dans certaines circonstances. Votre répondant doit accepter de surveiller votre examen à la date et à l'heure déterminées par le SSE.
Pour faciliter et accélérer le traitement de votre demande, faites parvenir à votre répondant le document d’information portant sur la surveillance d’examen.
Confirmez également sa disponibilité pour la ou les plages horaires déterminées par le SSE avant de nous faire parvenir la fiche-répondant remplie.
Frais de surveillance
Les personnes répondantes, notamment celles rattachées à un établissement d'enseignement qui offre le service de surveillance d'examens ainsi que les centres privés de surveillance d'examens, exigent des frais. Tous les frais de surveillance d'examens avec répondante ou répondant (impression de l'énoncé d'examen, surveillance de l'examen selon la durée prescrite, location de salle, numérisation de l'examen complété, envoi par courriel de l'examen complété, frais de messagerie ou frais postal reliés au retour de l'original de l'examen complété) sont entièrement assumés par l'étudiante ou l'étudiant. À titre indicatif, notez que des frais de surveillance aux alentours de 150$ CAN par examen de trois heures sont courants.
Critères d’admissibilité du répondant
Votre répondant doit répondre à l’un ou l’autre des critères suivants:
- Être un membre du personnel enseignant d’un collège ou d’une université (établissement d’enseignement postsecondaire)
- Être un membre du personnel administratif d’un collège ou d’une université (établissement d’enseignement postsecondaire)
- Être un employé d'un bureau du Canada à l'étranger
- Être un employé d’un centre d’examens reconnu (privé ou lié à un établissement d’enseignement ou aux Forces armées canadiennes)
- Être un officier des Forces armées canadiennes qui n’est pas votre supérieur immédiat ni un collègue
- Être un employé d’une bibliothèque publique offrant le service de surveillance d'examens pour les établissements d'enseignement postsecondaire
- Être votre superviseur de stage dans le cadre d'un programme collégial ou universitaire reconnu
- Être votre directeur de recherche
Votre répondant doit également:
- Être en mesure de communiquer par écrit en français ou en anglais
- Avoir une adresse de courriel de son établissement à son nom. Aucun examen ne sera envoyé à une adresse générique de type accueil@ ou renseignements@ ni à une adresse liée à un serveur de type Yahoo, Gmail, Hotmail, ou autre.
Le SSE se réserve le droit d'exiger une preuve de l'identité et du statut d’emploi de votre répondant et d’effectuer d’autres vérifications, le cas échéant.
Personnes non admissibles
- Ami
- Membre de la famille
- Voisin
- Collègue
- Supérieur
- Étudiant de l’Université Laval
- Étudiant d’un autre établissement d’enseignement à moins que celui-ci soit rémunéré par un centre d’examens reconnu
- Toute personne habitant à la même adresse que vous
4. Remplissez et faites parvenir la fiche-répondant
Remplissez la fiche-répondant et faites-la parvenir par courriel à sse.repondant@ulaval.ca au moins trois semaines avant la date de l'examen. Tous les champs sont obligatoires.
Afin de s’assurer de l’intégrité de la gestion des examens à distance, le SSE se réserve le droit de refuser un répondant.
Si votre répondant est accepté
Le SSE communiquera avec votre répondant pour l'informer de la marche à suivre et des conditions liées à la surveillance de votre examen. Vous recevrez la copie conforme de cet envoi afin d’en être également informé.
Si votre répondant n’est pas accepté
Le SSE vous en informera et vous invitera à soumettre le nom d’une autre personne dans les meilleurs délais.
Si vous ne trouvez personne qui répond aux critères d’admissibilité, communiquez avec le SSE le plus tôt possible afin d’obtenir des pistes de recherche.
Un répondant ne remplissant pas tous les critères d’admissibilité pourrait quand même être accepté si le SSE juge que les circonstances sont exceptionnelles. Il doit avoir toutes les raisons de croire qu’il n’y a pas de conflit d’intérêts entre l’étudiant et le répondant et que ce dernier respectera la marche à suivre et les conditions liées à la surveillance des examens.
Étudiant en situation de handicap
Étudiants en situation de handicap liée à une limitation fonctionnelle permanente
Afin de bénéficier de mesures d’accommodement aux examens, un rendez-vous avec un conseiller du Centre d’aide aux étudiants travaillant en Accueil et soutien aux étudiants en situation de handicap (ACSESH) est nécessaire. Pour ce faire, les étudiants présentant une situation de handicap liée à une limitation fonctionnelle permanente doivent visiter le site monPortail.ulaval.ca/accommodement et prendre un rendez-vous, le plus tôt possible. Au cours de la semaine qui suit l’autorisation des mesures, l’activation des mesures doit être effectuée dans monPortail.ulaval.ca/accommodement pour assurer leur mise en place.
Les étudiants ayant déjà obtenu des mesures d’accommodements scolaires doivent procéder à l’activation de leurs mesures pour les cours et/ou les examens dans monPortail.ulaval.ca/accommodement afin que celles-ci puissent être mises en place. Il est à noter que l’activation doit s’effectuer au cours de deux premières semaines de cours.
Étudiant-athlète du Rouge et Or
Si vous êtes un étudiant-athlète du Rouge et Or et que vous voulez faire vos examens à l’extérieur du campus parce que vous partez en camp d’entraînement, vous n’avez pas à vous inscrire dans le formulaire électronique de la formation à distance. Référez-vous plutôt au formulaire d’absence disponible dans le site du Rouge et Or.
Tenue des examens en cas de tempête hivernale ou de situation exceptionnelle
Si l'Université Laval annonce une suspension des activités sur le campus, tous les examens hors campus devant avoir lieu cette même journée sont également suspendus et ce, peu importe les conditions météorologiques qui prévalent ailleurs au Québec.
Si un ou plusieurs lieux d’examens hors campus suspendent leurs activités, sans que l’Université Laval ne suspende ses activités sur le campus, seuls les examens devant avoir lieu à ces endroits sont suspendus. Avant d’effectuer tout déplacement, les étudiantes et étudiants sont invités à vérifier si leur centre d’examens annonce une fermeture ou une suspension de ses activités (voir la liste des Centres d’examens et leurs coordonnées).